Vereniging van Eigenaren

Als je een appartement koopt, dan koop je een zogenaamd appartementsrecht. Anders dan bij de aankoop van een normale woning, krijg je bij de koop te maken met een splitsingsakte, het splitsingsreglement en een Huishoudelijk reglement. Hierin staan de rechten en plichten als eigenaar van het appartement beschreven, zoals bijvoorbeeld hoe het appartementencomplex is verdeeld in de verschillende appartementen en wat de gemeenschappelijke ruimten zijn.

Als eigenaar van een appartement ben je, samen met alle andere bewoners, verantwoordelijk voor het onderhoud van het totale complex. Dit gebeurt via de Vereniging van Eigenaren (verder te noemen: VvE), waar alle appartementseigenaren verplicht lid van zijn.
De VvE komt bijeen in Algemene Ledenvergaderingen, waar beslissingen over het beheer van het complex worden genomen en/of goedgekeurd. Iedere aanwezige of vertegenwoordigde individuele eigenaar bepaalt zo mede het beleid.

Het bestuur

Wettelijke bepalingen
Door de leden van de VvE wordt in een Algemene Ledenvergadering een bestuur benoemd.
Het bestuur heeft als taak de VvE te vertegenwoordigen en beheren. Dat houdt in: de financiën op orde houden en zorgen dat de besluiten van de Algemene Ledenvergadering ook inderdaad worden uitgevoerd.
Belangrijke taken van het bestuur zijn o.a. het opstellen van een jaarrekening en een begroting. Hiermee legt het bestuur financiële verantwoording af aan de andere VvE leden.
Het bestuur moet de inkomsten en uitgaven dus goed op elkaar afstemmen en een reservefonds opbouwen. Dit doen zij door middel van een financieel plan waarin deeluitgaven worden opgenomen, en waarvoor toestemming moet worden gegeven in een Algemene Ledenvergadering.
Om de uitgaven te bekostigen betalen alle VvE-leden servicekosten. Ook het innen van deze servicekosten is een belangrijke taak van de VvE. Het reservefonds dat wordt opgebouwd is van alle VvE leden.

Binnen ‘DE ZUIDERBORG’

Residentie ‘DE ZUIDERBORG’ heeft een actief bestuur dat bestaat uit vijf bestuursleden, allen vrijwilligers. Het bestuur heeft van de Algemene Ledenvergadering een beperkte beslissingsbevoegdheid  gekregen. Besluiten die deze bevoegdheid te boven gaan worden afgestemd in de Algemene Ledenvergadering die twee keer per jaar worden gehouden.

De beheerder

Omdat de VvE van Residentie ‘DE ZUIDERBORG’ uit honderdvierentwintig leden bestaat kun je je waarschijnlijk voorstellen dat het voor het bestuur een enorme taak zou zijn om alles zelf te doen en bij te houden. De Algemene Ledenvergadering heeft er daarom voor gekozen een aantal werkzaamheden uit te besteden aan een professioneel beheerder: Korteweg & Co B.V.
Deze beheerder ondersteunt het bestuur bij de financiële administratie en het technisch beheer van ons complex, zoals bijvoorbeeld door het aanleveren van cijfermateriaal ten behoeve van de financiële planning, het innen van servicekosten en invorderen van achterstallige betalingen en ondersteuning van het bestuur bij het technisch beheer van het complex.
Het bestuur en een kascommissie controleert de externe beheerder.

De dagelijkse werkzaamheden van de VvE

Het bestuur mag, binnen de hen gegeven bevoegdheden, beslissingen nemen namens de VvE en is direct betrokken bij alle voorkomende werkzaamheden in en rond het complex.

Een aantal werkzaamheden van het bestuur:

Door middel van interne werkbriefjes kunnen alle bewoners hun klachten en wensen ten aanzien van de gemeenschappelijke ruimten doorgeven. Is er een lamp stuk op de galerij of in de berging, doet de lift het niet of weigert de intercom iedere vorm van dienst?
Wanneer je deze klachten door middel van een werkbriefje doorgeeft wordt er direct naar een oplossing gezocht, intern of extern, en wordt het probleem zo snel mogelijk verholpen. De werkbriefjes worden dagelijks verwerkt en blijven dus nooit liggen.

Een keer per week, op dinsdag, is er een spreekuur voor de bewoners, waar de meest diverse onderwerpen aan de orde kunnen komen. Je gaat verbouwen maar je weet niet precies hoe het werkt met het afsluiten van water of de cv? Je wilt graag gebruik maken van de gemeenschappelijke wasruimte en je hebt daarvoor wasmuntjes nodig? Weten of er een logeerunit beschikbaar is voor je bezoek?  De hogedrukreiniger huren om je terras of galerij weer eens goed schoon te maken? Het bestuur zit klaar om alle vragen te beantwoorden.

Maandelijks houdt het bestuur een interne vergadering om alle lopende zaken met elkaar door te nemen en waar nodig actie te ondernemen. De borden langs de weg met de nummeraanduidingen zijn omver gereden? Er zijn vragen of klachten van bewoners binnen gekomen die niet tijdens het spreekuur kunnen worden afgehandeld maar een bestuursbesluit vereisen, of moeten worden meegenomen naar de Algemene Ledervergadering? Er zijn werkzaamheden nodig waarbij het water of de elektra wordt afgesloten en alle bewoners moeten worden geïnformeerd? Dit soort vragen wordt op iedere eerste dinsdag van de maand door het bestuur doorgenomen.

Iedere eerste vrijdag van de maand is er overleg met de beheerder en een afvaardiging van het bestuur over administratieve en technische zaken. Aan de orde komen bijvoorbeeld de acties op achterstallige betalingen, het aanvragen van offertes voor grotere projecten zoals bijvoorbeeld nieuwe galerijverlichting, tuinonderhoud etc.

Ook wordt er regelmatig overleg gepleegd met Hand&Spandiensten, die geheel bestaat uit vrijwilligers en altijd extra ‘handjes’ kunnen gebruiken. Zij nemen diverse klussen in de gemeenschappelijke ruimten en op het terrein voor hun rekening. De letters NP kunnen wel weer eens een verfje gebruiken? De sneeuw ligt 10 centimeter hoog? Mede dankzij de gewaardeerde werkzaamheden van de Hand&Span blijft ons complex Spic&Span.

Voordat de koopakten/huurovereenkomsten getekend worden, worden de toekomstige bewoners uitgenodigd voor een welkomstgesprek. Er wordt uitleg gegeven over het huishoudelijk reglement en diverse andere onderwerpen. Ook is er een vertegenwoordiger van de beheerder aanwezig die inzicht geeft in de administratieve gang van zaken en de verenigings- en servicekosten.

Er is overleg met de kascommissie, samengesteld uit appartementseigenaren, die het financiële beleid van zowel het bestuur als van de beheerder halfjaarlijks controleert.